Administrare arhiva electronica

Electronic Archive Administration

Solutia de administrare arhiva electronica se bazeaza pe cea mai buna si moderna solutie de arhivare electronica a documentelor – aplicatia eArchive – un sistem performat de retentie a datelor care ajuta clientii sa extraga informatii cu valoare adaugata din volumul de date generat de dinamica businessului, de care compania dispune in activitatea sa. Cheia succesului acestui demers consta in imbinarea inteligenta a unui algoritm de arhivare a datelor cu o infrastructura flexibila si securizata, optimizata pentru capabilitati de retentie.

Serviciul se adreseaza instituţiilor financiar bancare, societaţilor de asigurari, companiilor de leasing precum şi altor companii din Romania in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Avantajele serviciului

  • Conformitate cu Legea nr. 135/ 2007, „Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica”
  • Centrul de date Omnilogic este autorizat pentru gazduirea arhivei electronice conform Ordinului ministrului MCSI nr. 489/15.06.2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
  • Documentele arhivate electronic (in sensul legii 135/2007) au valoare juridica
  • Folosirea e-Archive duce la eliminarea cheltuielilor cu stocarea interna a documentelor electronice, care nu au valoare legala in instanta
  • Serviciul oferit este conform cu legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date
  • Sistemul permite acces la cunostintele organizatiei stocate in format electronic, conform unei taxonomii specifice.
  • Reducerea si chiar eliminarea timpilor necesari regasirii documentelor sau a refacerii/multiplicarii acestora
  • Imbunatatirea securitatatii sistemului de management al documentelor
  • Management al controlului accesului la informatiile critice
  • Constituirea si utilizarea in comun a informatiilor de interes general (nomenclatoare, baze de date proprii) devine o sarcina facila pentru utilizator
  • Faciliteaza luarea deciziilor prin punerea la dispozitie a informatiilor relevante utilizatorilor in functie de drepturile de acces, in timp real
  • Cresterea vitezei de acces la informatii
  • Sistem modular si scalabil
  • Integrarea intr-o singura interfata, usor de utilizat a tuturor documentelor companiei Dvs.
  • Re-organizarea logica a arhivei fizice in functie de arhiva electronica
  • Conversia rapida in format digital a documentelor fizice
  • Administrarea in mod eficient a milioane de documente
  • Posibilitatea de lucru in retea
  • Securitatea accesului la documente (posibilitate de criptare)

Componentele serviciului

  • Interfata web - permite accesarea documentelor stocate in aplicatie, introducerea de documente noi, corectarea metadatelor documentelor inainte de a fi primite in arhiva, operatii aferente primirii documentelor in arhiva, configurarea modulelor sistemului de arhivare electronica folosind sectiunea de administrare
  • Modulul de import automat - permite validarea documentelor extrase de agentii automati precum si importul documentelor din zonele tampon; importul se va efectua la ore prestabilite; Aplicatia poate fi parametrizata pentru diverse surse de informatii care se doresc a fi arhivate.
  • Componenta de stocare - permite salvarea documentelor si a metadatelor aferente

Toate aceste componente interactioneaza intre ele, permitand functionarea sistemului si realizarea urmatoarelor: accesarea acestuia, introducerea metadatelor si a documentelor aferente, atat manual, cat si automat, generarea de rapoarte, administrarea parametrilor aplicatiei, functionarea audit-ului si accesarea acestuia.

eArchive asigura indeplinirea cerintelor de arhivare a documentelor si vizualizare arhiva, server web pentru solutia de arhivare electronica, server LDAP pentru solutia de arhivare electronica, server de aplicatii pentru solutia de arhivare electronica. Totodata, platforma de management al continutului pentru solutia de arhivare electronica asigura libraria si repository-ul necesar acesteia.

Informatii publice - conform Legii 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor in forma electronica

Descrierea generala a politicilor, procedurilor si tehnologiilor utilizate

SC Omnilogic SRL acorda o importanta deosebita securitatii informatiilor, avand implementat un sistem de management care acopera toate aspectele referitoare la protectia informatiilor.

Politicile si procedurile interne privind protectia informatiilor cuprind toate reglementarile interne ale S.C. OMNILOGIC SRL elaborate si implementate in conformitate cu standardele din familia ISO 27000, precum si cu legislatia in vigoare.

Sistemul de management al securitatii informatiilor din cadrul SC Omnilogic SRL este validat si certificat de catre British Standards Institution (BSI) conform ISO/IEC 27001:2005 si cuprinde:

  • Politica Omnilogic privind securitatea informatiilor
  • Politica privind protectia datelor personale
  • Politica referitoare la dreptul de proprietate intelectuala
  • Politica si procedurile privind managementul incidentelor de securitate
  • Procedurile de lucru privind evidenţa, inregistrarea, pastrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea si distrugerea informatiilor clasificate conform legislatiei si normelor interne
  • Evidenta stricta a atributiilor si responsabilitatilor personalului implicat
  • Proceduri si reglementari ale accesului fizic in zonele de pastrare a informatiilor cat si ale accesului electronic
  • Proceduri privind conformitatea cu legislatia si cu normele interne
  • Politica si procedurile de lucru cu autoritatile
  • Politica de Service Level Agreement
  • Politica si procedurile de lucru ale serviciului HelpDesk de suport si feedback de la clienti
  • Planurile si procedurile de asigurare a continuitatii afacerii
  • Alte politici si proceduri care au ca scop asigurarea securitatii informatiilor

Conducerea SC Omnilogic SRL pune un accent deosebit pe cunoasterea legilor, reglementarilor si criteriilor de conformitate aplicabile, cu rol critic in asigurarea securitatii informatiei, la nivelul fiecarui angajat. Deasemenea este urmarita indeaproape cunoaşterea documentelor companiei, a angajamentelor si a asteptarilor partilor interesate, cu privire la asigurarea securitatii informatiei.

Specialistii nostri informeaza permanent, corespunzator functiilor si responsabiliatilor, personalul Omnilogic asupra posibilelor pericole la adresa securitatii informatiei in cadrul companiei. Riscurile legate de securitatea informatiei sunt evaluate si analizate periodic, Omnilogic adaptand permanent investitiile in tehnologie, mecanisme si masuri de control pentru asigurarea securitatii informationale.

Sistemul are o arhitectura redundanta optimizata pentru asigurarea unor performante ridicate in scopul realizarii unui sistem de arhivare electronica. Documentele sunt pastrate pe diferite suporturi fizice (discuri de capacitate mare , librarii de benzi de capacitate mare), in functie de necesitatile clientului .

Limitari ale dreptului de acces la documentele arhivate

Autentificarea la sistem se bazeaza pe parole de utilizator, putand fi utilizate si dispozitivele securizate de generare si stocare a semnaturilor electronice.

Toate actiunile desfasurate in cadrul utilizarii serviciilor de arhivare sunt jurnalizate: tentativele de acces autorizat si neautorizat, accesarea modulelor aplicatiei, operatiile efectuate in interfata web, etc.

Accesarea arhivei electronice la nivel de comunicatii se realizeaza prin accese VPN securizate la cererea clientului.

Obligatiile beneficiarilor

Clientul(Beneficiarul) trebuie sa comunice :

  • - extrasul din Nomenclatorul arhivistic propriu, aprobat de conducerea participantului si avizat de Arhivele Nationale;
  • - sa transmita semnata lista categoriilor, tipurilor de documente si criteriilor de cautare aferente acestora, precum si formatele digitale ale programelor utilizate pentru vizualizarea documentelor in format electronic;
  • - documentul semnat prin care se stabileste de catre participant regimul de acces la documentele in forma electronica ce urmeaza a fi arhivate si valoarea de copie sau original a acestora.

Pentru depunerea unui document in arhiva electronica, beneficiarul trebuie sa indeplineasca atat condiţiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cat si urmatoarele conditii:

  • - sa posede un certificat digital calificat pentru semnatura electronica
  • - certificatul digital calificat sa fie valabil
  • - sa comunice administratorului informaţiile necesare verificarii valabilitaţii certificatului folosit pentru semnarea electronica a documentelor stocate in arhiva electronica

Disponibilitatea serviciilor

  • Serviciul asigura preluarea de catre un centru de recuperare in caz de dezastru a operatiunilor de introducere in arhiva si/sau consultare a documentelor arhivate electronic in cazul unui dezastru la sediul principal / Data Center Omnilogic

For more information click here and fill in the form below.